CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA

    La conservazione sostitutiva è una procedura legale/informatica regolamentata dalla legge, in grado di garantire nel tempo la validità legale di un documento informatico, inteso come una rappresentazione di atti o fatti e dati su un supporto sia esso cartaceo o informatico (delibera CNIPA 11/2004). La conservazione sostitutiva equipara, sotto certe condizioni, i documenti cartacei con quelli elettronici e dovrebbe permettere ad aziende e all'amministrazione pubblica di risparmiare sui costi di stampa, di stoccaggio e di archiviazione. Il risparmio è particolarmente alto per la documentazione che deve essere, a norma di legge, conservata per più anni.

    La conservazione sostitutiva dei documenti è regolamentata dalle seguenti leggi:

    Risoluzione 36E del 3 ottobre 2008 dell'Agenzia delle Entrate
    Risoluzione 161/E del 9 luglio 2007 dell'Agenzia delle Entrate
    Circolare 36/E dell'Agenzia delle Entrate dicembre 2006
    Circolare 45/E dell'Agenzia delle Entrate 2005
    Deliberazione CNIPA 19 febbraio 2004
    Deliberazione CNIPA n. 11/2004
    DPR 28 dicembre 2000, n. 445
    Decreto 23 gennaio 2004 Ministero dell’Economia e delle Finanze
    Direttiva 2001/115/CE del 20 dicembre 2001
    Circolare del 16 febbraio 2001, n. AIPA/CR/27
    Decreto legislativo del 7 marzo 2005, n. 82 (Codice dell'amministrazione digitale) e sue successive modificazioni

    Quali sono i documenti chè è possibile dematerializzare?

    - il libro giornale e il libro degli inventari, libro dei cespiti, Registro dei corrispettivi, mastri, registro di carico e scarico;
    - il libro giornale e il libro degli inventari, libro dei cespiti, Registro dei corrispettivi, mastri, registro di carico e scarico;
    - Libro unico del lavoro (LUL);
    - documenti di trasporto, bolle di accompagnamento, bollette
    - il bilancio d’esercizio, (stato patrimoniale, conto economico e nota integrativa);
    - i registri prescritti ai fini dell’IVA, acquisti,vendite, etc.;
    - fatture, ricevute, scontrini fiscali, documenti di trasporto ed altri documenti simili;
    - le dichiarazioni fiscali;
    - tutta la modulistica inerente i pagamenti (modelli F24, F23, bollettini C/C);
    - tutte le scritture ausiliarie nelle quali devono essere registrati gli elementi patrimoniali e reddituali, lettere, fax, sollecito di pagamento, estratti conto, avvisi, verbali CdA e Collegio Sindacale, Libri Sociali, etc.

    Quali sono i gli strumenti da utilizzare?

    1. Firma digitale: tecnologia che consente di attribuire paternità, integrità e riservatezza ai documenti elettronici prodotti con strumenti informatici (garantisce l'autenticità cioè l'identità del soggetto che ha firmato e la non alterazione del documento dopo la firma)

    2. Marca Temporale: evidenza informatica che contiene una data e un orario certo e che consente di rendere opponibile a terzi un riferimento temporale. Definisce la data e l'ora in cui è stato sottoscritto un documento digitale

    3. Software Applicativo: Consente al responsabile della conservazione di gestire in modo semplice e veloce le attività di generazione dei documenti e popolamento dei supporti, la generazione delle impronte e l'invio delle stesse all'agenzia delle entrate per la finalizzazione dei processi di conservazione.

    La nostra soluzione:

    Disponiamo di una linea completa di prodotti software e servizi per la gestione dell'archivio digitale, per l'archiviazione ottica da cartaceo e l'integrazione con i documenti informatici. il ns servizio prevede anche la delega a Scanshare come responsabile del processo di conservazione e la redazione del manuale di gestione. I nostri software sono utilizzabili sia in versione Desktop che LAN o Cloud.